Tecnica dei 5 perché: una breve guida per usarla al meglio

Ti è mai capitato di trovarti davanti a un problema e chiederti quale fosse il modo più efficace per risolverlo? Risolvere un problema non significa solo reagire, ma capire davvero cosa lo ha generato.

E in questo ci viene in aiuto la tecnica dei 5 perché: uno strumento potente che può aiutarti a identificare le cause profonde di un problema. In questo articolo, esploreremo in dettaglio cosa sono i 5 perché, come applicarli e per quale motivo rappresentano una risorsa indispensabile per migliorare il modo in cui affrontiamo le sfide quotidiane in azienda.

1. Cosa sono i 5 perché?

I 5 perché sono una metodologia sviluppata da Sakichi Toyoda, fondatore della Toyota Industries, e fanno parte del sistema della sua produzione aziendale.

Alla base di questa tecnica c’è un assunto fondamentale: ogni problema visibile è il sintomo di una causa più profonda. Fermarsi alla soluzione immediata o all’effetto evidente rischia di risolvere il problema solo temporaneamente, lasciando intatta l’origine che lo ha generato.

Per individuare proprio quest’ultima, la tecnica dei 5 perché prevede semplicemente che ci si chieda il “perché?” del sintomo. A partire da quello poi si continua a porsi la stessa domanda più volte – in genere cinque – fino ad arrivare alla causa radice. Questo approccio non solo aiuta a identificare il problema principale, ma incoraggia anche un approccio analitico nella risoluzione.

2. Come funziona la tecnica dei 5 perché

Applicare la tecnica dei 5 perché è un processo relativamente semplice che può essere svolto da chiunque.

Ecco i passaggi fondamentali da seguire:

• identifica il problema: chiarisci quale sia il problema che stai affrontando. Per farlo, puoi usare il metodo 5W (anche chiamato 5W1H) che ti consente di descrivere il problema identificando: What (cosa), When (quando), Where (dove), Who (chi), Why (perché) e nel caso anche How (come). Questa tecnica aiuta a comprendere tutti i dati importanti per affrontarlo al meglio. Il prossimo step riprende proprio una di queste 5 W.
• poni la prima domanda: chiedi "perché è successo questo?" e annota la risposta;
• poni la seconda domanda: prendi la risposta precedente e chiedi nuovamente "perché?"
• continua il processo: ripeti questo passaggio fino a raggiungere 5 livelli di profondità;
• analizza le risposte: una volta completate le cinque domande, esamina le risposte per trovare soluzioni pratiche al problema.

La fase di analisi delle cause - quella che tecnicamente si chiama Root Cause Analysis (RCA) - è la stessa che si applica nella gestione dei near miss, i “quasi incidenti” che precedono gli infortuni gravi. Il principio di fondo è identico: non fermarsi al sintomo, ma scavare fino alla causa profonda.

2. Tecnica dei 5 perché: un esempio pratico

Immagina di scoprire che un macchinario nella tua azienda si è fermato. Invece di limitarti a farlo ripartire, potresti applicare i 5 perché per risolvere il problema:

• Perché si è fermato il macchinario? - Perché ha ricevuto un errore di sovraccarico.
• Perché ha ricevuto un errore di sovraccarico? - Perché una delle componenti era usurata.
• Perché la parte era usurata? - Perché non è stata sostituita durante la manutenzione programmata.
• Perché non è stata sostituita durante la manutenzione programmata? - Perché non abbiamo seguito il piano di manutenzione.
• Perché non abbiamo seguito il piano di manutenzione? - Perché manca un sistema di monitoraggio efficace delle manutenzioni.

Dall'esempio emerge che il problema principale non è il guasto del macchinario, ma l’assenza di un sistema strutturato per monitorare e garantire il rispetto delle manutenzioni pianificate.

Questo ti permette di mettere in atto misure correttive a lungo termine, che vanno oltre la soluzione immediata del problema e permettono di evitare che simili problemi si ripropongano.

I 5 perché non sono solo una tecnica di analisi, ma una vera e propria leva di apprendimento organizzativo. Comprendere le cause profonde dei problemi significa anche investire in formazione, cultura della prevenzione e sicurezza.

Il diagramma di Ishikawa

3. I vantaggi e i limiti della tecnica dei 5 perché

L'applicazione della tecnica dei 5 perché offre numerosi vantaggi, tra cui:

• miglioramento della comprensione: aiuta a comprendere meglio le dinamiche sottostanti ai problemi complessi;
• semplificazione del processo decisionale: riduce l'incertezza nel prendere decisioni basate su dati concreti piuttosto che su supposizioni;
• aumento dell'efficienza operativa: risolve i problemi alla radice contribuendo a migliorare l'efficienza complessiva dell'organizzazione.

Sebbene la tecnica dei 5 perché sia molto utile, però, presenta anche alcune limitazioni. Un aspetto critico riguarda la sua applicabilità a situazioni particolarmente complesse, dove le cause possono essere multiple e interconnesse. In questi casi, potrebbe essere necessario utilizzare metodi più avanzati come il diagramma di Ishikawa o analisi sistemiche più dettagliate. Anche l'integrazione con metodologie lean può portare a una maggiore efficienza aziendale in generale.

4. Dove applicare la tecnica dei 5 perché?

La tecnica dei 5 perché può essere utilizzata in vari contesti aziendali. Che si tratti di produzione, servizi o gestione del personale, questa tecnica può rivelarsi preziosa per qualsiasi settore. È particolarmente efficace nell’ambito della qualità e nell’analisi delle performance aziendali, aiutando a ridurre gli sprechi e a ottimizzare i processi produttivi.

L'approccio ai problemi attraverso la tecnica dei 5 perché promuove una cultura aziendale che mette al centro l’analisi e il miglioramento continuo. Questa semplice tecnica ti aiuterà a comprendere i processi, imparare dagli errori e prendere decisioni più consapevoli, rafforzando la tua capacità di affrontare le sfide con metodo ed efficacia.